安吉县北天目生态公益基金会
项目管理制度
一、总则
(一)目的
为规范安吉县北天目生态公益基金会项目管理工作,确保项目实施符合法律法规要求,高效达成预期目标,实现社会价值最大化,同时保障基金会及各利益相关方的合法权益,依据国务院《基金会管理条例》、《安吉县北天目生态公益基金会章程》及相关法律法规,结合基金会实际情况,特制定本制度。
(二)适用范围
本制度适用于基金会开展的所有项目,包括自主运作项目和对外合作项目,涵盖各类公益活动,如慰问活动等。
(三)基本原则
1、合法合规原则:严格遵守国家法律法规和基金会章程,确保项目运作合法有序。
2、公益性原则:项目以公益为导向,致力于解决社会问题,服务受益群体。
3、可行性原则:综合考虑项目资源、技术、环境等因素,确保项目在现有条件下能够顺利实施。
4、实效性原则:注重项目成果的实际效果和影响力,切实为受益对象带来积极改变。
5、透明公开原则:项目管理过程和信息应保持透明,接受社会监督。
(四)管理职责
1、理事会职责
(1)负责审批重大项目立项、预算和结项等事项。
(2)监督项目实施和资金使用情况,确保符合基金会宗旨和目标。
2、秘书处职责
(1)作为项目管理的主要执行部门,负责项目的日常管理工作。
(2)组织项目立项调研、方案起草、申报和实施过程中的协调、监督。
(3)管理项目档案,定期向理事会汇报项目进展和资金使用情况。
3、项目负责人职责
(1)由秘书处指定专人担任项目负责人,负责项目的具体实施和推进。
(2)制定项目计划,组织项目团队开展工作,确保项目按计划完成。
(3)监控项目进度、质量和资金使用,及时解决项目实施中出现的问题。
二、项目立项管理
(一)立项依据
1、基金会战略规划:紧密围绕基金会的长期发展战略和年度工作计划,确保项目与基金会整体目标一致。
2、社会需求调研:深入了解社会热点问题和受益群体需求,通过问卷调查、实地走访、专家咨询等方式获取项目创意和方向。
(二)立项流程
1、项目策划
秘书处根据社会需求和基金会资源,提出项目设想,明确项目主题、目标、受益对象和大致预算。
2、前期调研
对项目的可行性、必要性和潜在风险进行全面调研,收集相关数据和信息,分析项目实施的内外部条件。
3、方案起草
依据调研结果,由秘书处起草详细的项目方案,包括项目概述、项目内容、实施计划、预算安排、预期成果、社会效益分析等内容。
4、内部审批
项目方案经秘书处内部讨论和修改后,依次提交秘书长、理事长审核。重大项目(50 万以上)需理事长进行批示,100 万元以上募捐项目应向理事会申请审议,200 万及以上重大项目立项须经理事会出席理事 2/3 以上表决通过,并按照《重大事项报告制度》进行报告(备案)。
(三)立项材料
1、《项目立项申请书》:详细阐述项目背景、目标、策略、预算、执行计划等内容,作为项目立项的核心文件。
2、调研资料:包括市场调研报告、受益群体需求分析报告、同类项目案例分析等,为项目决策提供数据支持。
3、合作意向书(如有合作方):明确合作双方权利义务、合作方式、资源投入等内容。
三、项目实施管理
(一)计划执行
1、项目启动
项目立项通过后,由秘书处组织召开项目启动会,明确项目目标、任务分工、时间节点和工作要求,确保项目团队成员对项目有清晰的理解和共识。
2、进度管理
项目负责人制定详细的项目进度计划,可采用项目管理工具(如甘特图)进行跟踪监控,定期对照计划检查项目进展情况,及时发现并解决影响进度的问题。
3、质量管理
明确项目质量标准和验收要求,建立质量控制机制,对项目实施过程中的关键环节和成果进行审核把关,确保项目质量符合预期。
(二)沟通协调
1、内部沟通
(1)项目团队成员之间保持密切沟通,定期召开项目例会,分享工作进展、问题和经验,共同推进项目实施。
(2)项目负责人及时向秘书处汇报项目进展情况,接受工作指导和协调支持。
2、外部沟通
积极与项目受益对象、合作单位、政府部门、志愿者等利益相关方进行沟通交流,获取各方支持与配合,及时回应各方关切。
(三)风险管理
1、风险识别
项目实施过程中,定期对项目可能面临的风险进行全面识别,包括政策风险、资金风险、技术风险、人员风险、社会舆论风险等。
2、风险评估
对识别出的风险进行分析评估,确定风险发生的可能性和影响程度,制定相应的风险应对策略。
3、风险应对
针对不同风险,采取相应措施进行防范和化解,如制定应急预案、调整项目计划、寻求外部支持等,确保项目顺利实施。
(四)档案管理
1、档案建立
项目负责人指定专人负责项目档案管理工作,从项目立项开始收集整理各类文件资料,包括项目方案、会议纪要、合同协议、财务凭证、活动照片、成果报告等。
2、档案整理
按照项目管理流程和文件类别进行分类整理,建立规范的档案目录,确保档案资料完整、有序。
3、档案保管与移交
项目档案在项目实施期间由项目团队妥善保管,项目结束后及时移交基金会秘书处,纳入基金会档案管理体系统一保管。
四、项目资金管理
(一)预算管理
1、预算编制
项目负责人根据项目实施计划和实际需求,合理编制项目预算,明确各项费用支出明细,确保预算编制科学、合理、准确。
2、预算审批
项目预算经秘书处审核后,提交秘书长、理事长审批,重大项目预算需经理事会审议通过。
3、预算执行
严格按照批准的预算执行项目资金支出,项目负责人对预算执行情况进行实时监控,定期分析预算执行偏差原因,及时采取措施进行调整。
(二)资金使用
1、资金拨付
项目资金根据项目实施进度和预算安排进行拨付,项目负责人填写资金拨付申请,经财务审核、秘书长(或其授权的常务副秘书长)和理事长审批后,由财务部门办理拨款手续。
2、资金使用规范
项目资金必须专款专用,用于项目方案中规定的用途,不得挪作他用。资金支出应取得合法有效的原始凭证,严格遵守财务审批制度和报销流程。
3、资金核算
财务部门对项目资金进行独立核算,建立项目资金收支台账,定期编制项目财务报表,如实反映项目资金收支情况。
(三)监督检查
1、内部监督
秘书处定期对项目资金使用情况进行自查,检查资金是否按预算使用、支出是否合规、账目是否清晰等,发现问题及时整改。
2、外部监督
接受上级财政部门、登记主管机关和基金会监事的监督检查,如实提供项目资金相关资料,积极配合审计工作。
(四)财务报告
1、定期报告
项目负责人应定期向秘书处提交项目财务报告,包括资金收支情况、预算执行情况、财务分析等内容,确保资金使用透明、规范。
2、结项报告
项目结束后,财务部门编制项目结项财务报告,经审计后作为项目结项的重要依据之一,向理事会和社会公开披露。
五、项目评估管理
(一)评估指标体系
建立全面科学的项目评估指标体系,包括项目目标达成情况、社会效益、经济效益(如有)、项目管理水平、受益群体满意度、资金使用效率等方面的指标,确保评估结果客观、准确、全面反映项目绩效。
(二)评估方式
1、自我评估
项目团队定期进行自我评估,对照项目目标和计划,检查项目实施过程和成果,及时总结经验教训,发现问题并提出改进措施。
2、受益群体评估
通过问卷调查、访谈等方式收集受益群体对项目的反馈意见和满意度评价,了解项目对受益对象的实际影响和效果。
3、第三方评估(必要时)
对于重大项目或具有重要社会影响力的项目,可委托专业第三方机构进行评估,借助其专业经验和独立视角,为项目提供客观公正的评价和建议。
(三)评估时间节点
1、阶段性评估
在项目实施过程中,根据项目周期和关键节点,进行阶段性评估,如中期评估等,及时调整项目策略和计划,确保项目最终目标的实现。
2、结项评估
项目结束后,全面系统地对项目进行结项评估,总结项目成果和经验,为后续项目提供参考借鉴。
(四)评估结果应用
1、项目改进
根据评估结果,针对项目实施过程中存在的问题和不足,制定改进措施,优化项目管理流程和方法,提高项目实施效果。
2、决策参考
评估结果作为基金会项目决策、资源分配和战略规划的重要依据,引导基金会合理调整项目布局和资源投入方向,提升基金会整体项目管理水平和公益效益。
六、项目结项管理
(一)结项条件
1、项目按计划完成预定目标和任务,各项工作已全面结束,达到预期效果。
2、项目资金使用合理合规,账目清晰,经财务审计无问题。
3、项目档案资料完整齐全,已按要求整理归档。
(二)结项流程
1、项目自查
项目结束后,项目负责人组织项目团队对项目实施情况进行全面自查,对照项目立项申请书和实施计划,检查各项工作完成情况,整理项目成果资料。
2、结项申请
填写《项目结项申请表》,附上项目总结报告、财务审计报告(如有)、项目成果证明材料等相关文件,提交秘书处审核。
3、内部审核
秘书处对项目结项申请进行审核,重点检查项目目标完成情况、资金使用情况、档案管理情况等,提出审核意见,提交秘书长审批。
4、理事会审批(重大项目)
对于重大项目(50 万以上),结项申请经秘书长审核通过后,需提交理事会审议批准。
5、结项通知
项目结项申请经批准后,由基金会向项目负责人和相关部门发出结项通知,正式完成项目结项手续。
(三)成果总结与推广
1、项目负责人组织项目团队对项目成果进行系统总结,提炼项目经验和亮点,形成可复制、可推广的模式和案例。
2、通过基金会网站、社交媒体、公益活动等渠道,对项目成果进行宣传推广,扩大项目影响力,吸引更多社会资源参与公益事业。
七、项目信息公开管理
(一)公开内容
1、项目基本信息:包括项目名称、项目背景、目标、实施地点、执行团队、受益对象、项目周期等。
2、项目进展情况:定期更新项目实施进度、重要活动开展情况、阶段性成果等信息。
3、项目资金信息:公开项目预算、资金来源、资金使用明细、财务审计报告等,确保资金使用透明。
4、项目评估结果:及时向社会公布项目评估报告和绩效评价结果,接受公众监督和评价。
(二)公开方式
1、基金会官方网站:在网站设立专门的项目信息公开板块,集中展示项目相关信息,方便公众查询。
2、社交媒体平台:利用微信公众号、微博等社交媒体渠道,及时发布项目动态和信息,扩大项目传播范围。
3、年度报告:在基金会年度报告中详细披露项目开展情况和成果,向社会公众全面展示基金会工作成效。
4、慈善信息平台:按照相关规定,在慈善中国等信息平台同步公开募款项目信息,接受更广泛的社会监督。
(三)公开时间
1、项目基本信息在项目立项后及时公开。
2、项目进展情况和资金使用信息定期更新,至少每季度公开一次,确保公众及时了解项目动态。
3、项目评估结果在评估完成后一个月内公开。
(四)信息审核
项目信息公开前,需经秘书处审核把关,确保信息内容真实、准确、完整,符合法律法规和基金会信息公开政策要求。
八、附则
本制度的解释与修订工作由秘书处负责,确保制度与时俱进,适应公益事业发展需求。
本制度自发布之日起试行,经理事会会议审议通过后正式生效施行,确保制度的权威性与合法性。